TI dan Produktivitas UKM



TI dan Produktivitas UKM
Kamis, 08 Juli 2004
Oleh : Siti Nur Aryani

Krisis ekonomi 1997 menghancurkan perusahaan-perusahaan besar. Namun, geliat ekonomi tak surut ketika perusahaan skala kecil-menengah — disebut Usaha Kecil-Menengah (UKM) — merayap bangkit. Kehadiran UKM dalam lima tahun terakhir terbukti banyak memberikan kontribusi bagi devisa negara. Akan tetapi, eksistensi UKM berhadapan dengan pasar bebas belum sepenuhnya mampu beradaptasi dengan infrastruktur modern bernama teknologi informasi (TI).

Sekalipun UKM di Indonesia sekarang punya keinginan kuat memanfaatkan TI untuk mengefektifkan produktivitasnya, kebanyakan masih menghadapi kendala, baik menyangkut infrastruktur maupun tenaga TI-nya.  

Kenyataannya, sering perusahaan tidak dapat mengenali dengan sebenarnya titik persoalan produktivitas yang dikaitkan dengan TI. Persoalan yang menyangkut produktivitas itu, di antaranya peningkatan efisiensi e-mail, pencegahan waktu terbuang sia-sia (downtime), manajemen alih daya (outsourcing) teknologi, penyediaan akses informasi untuk karyawan, serta bantuan konsultasi. Memang hal-hal seperti ini sering dianggap persoalan kecil. Namun, jika tidak diperhatikan, bisa berakumulasi menjadi persoalan besar. 

Di masa kini efisiensi dan produktivitas harus didukung kemampuan komunikasi secara cepat tanpa tergantung pada waktu atau jarak. Itulah mengapa e-mail menjadi peranti produktivitas yang utama. Karakteristik e-mail yang cepat dan ekonomis memang sangat bernilai bagi perusahaan, tapi sekaligus rentan terhadap serangan spam (surat-surat sampah). Siapa pun yang memanfaatkan teknologi e-mail tahu, begitu menjengkelkannya mendapati spam yang selalu muncul — bahkan lebih buruk dari junk e-mail yang hanya muncul sekali dalam sehari. 

Seperti diungkap Majalah Internet Quotion kuartal I/2004, penelitian yang dilakukan Mi2g Limited, perusahaan konsultan manajemen risiko di AS, menunjukkan, spam di seluruh dunia telah mengakibatkan kehilangkan produktivitas sebesar US$ 10,4 miliar pada Oktober 2003. Masih menurut konsultan tersebut, kerusakan yang disebabkan spam lebih tinggi daripada yang dialami dunia dikarenakan virus dan worm (US$ 8,5 miliar) dan kerusakan akibat hacker (US$ 1 miliar).  

Untuk memerangi spam, yang direkomendasikan Mi2g adalah melakukan penyamaran (pengaliasan) pada alamat e-mail yang akan di-posting. Juga, meningkatkan kesadaran karyawan bagaimana menanggulangi spam, misalnya tidak perlu me-reply pesan spam untuk mencoba unsubscribe atau bahkan membukanya sekalipun (karena spam memiliki peranti lunak embedded yang menandai validitas alamat e-mail ketika pesan dibuka). 

Salah satu hal yang paling merontokkan produktivitas adalah ketika sistem komputer mati karena virus yang dibawa spam. Dan, jangan dikira penyebab terjadinya downtime oleh spam lebih kecil daripada ketika karyawan duduk diam tak mengerjakan apa pun. Bahkan, bisa lebih buruk lagi karena sistem harus dibuat ulang lantaran virus telah menyusup dalam jaringan.  

Sayangnya, acap UKM kurang memiliki teknisi khusus yang menangani persoalan keamanan. Teknisi yang ada hanya berkonsentrasi kepada aktivitas upgrade dan patch misalnya. Memang, sulit bagi teknisi memiliki seluruh keahlian untuk menjangkau seluruh persoalan secara efektif. 

Masalah keamanan sistem komputer sangat penting bagi operasional perusahaan, terlebih jika sistem yang ada telah terintegrasi seluruhnya. Karena itu, solusi alternatif yang dapat diandalkan untuk membuat sistem dan data menjadi aman adalah dengan menerapkan sistem outsourcing. Keterbatasan tenaga yang ada bisa dipecahkan dengan menyewa tenaga outsource yang bisa diandalkan dan dipercaya daripada memaksa untuk diserahkan kepada SDM yang ada. Jika perusahaan menerapkan outsourcing, harus ada pengaturan yang tepat. Karena, bisa saja sudah mengeluarkan anggaran begitu banyak, produktivitas malah tak kunjung membaik. 

Teknologi yang diterapkan dalam perusahaan akan berjalan secara optimal jika dikelola oleh ahlinya. Seseorang yang ahli di bidang penjualan tidak lantas ahli dalam menangani peranti lunak customer relationship management (CRM), misalnya. Hal ini yang menimbulkan lahirnya konsep penyedia layanan aplikasi (ASP). Para ASP umumnya menawarkan support dan pelatihan, khususnya untuk kebutuhan kalangan UKM ini. Selain itu, mereka pun menyediakan layanan upgrade dan back-up data. Karena itu, hal serupa bisa dilakukan untuk kebutuhan tenaga yang andal di bidang sistem keamanan. Perusahaan bisa melakukan permintaan outsource khusus untuk penanganan layanan ini. 

Hal berikutnya yang terkait masalah produktivitas UKM adalah ketersediaan akses informasi bagi karyawan. Jika karyawan tidak dapat secara cepat dan mudah memperoleh informasi dan sumber daya lainnya untuk kebutuhan pekerjaan mereka, keberadaan intranet dan situs web internal dalam perusahaan, dapat membantu.  

Intranet menyediakan sentralisasi informasi, berlawanan dengan seseorang yang harus mencari file tertentu dalam server atau mesin komputer rekan kerjanya. Intranet menjadi lebih bermanfaat jika disertai fasilitas seperti untuk pengecekan jadwal kerja karyawan. Intranet akan menjadi semacam hub untuk aktivitas karyawan, menyediakan informasi semacam berita perusahaan terbaru, informasi proses bisnis, prediksi perusahaan, material baru, informasi vendor dan data harga secara terpusat. Bagi UKM, intranet adalah platform yang tepat untuk diterapkan.  

Lantas, masih perlukah UKM menyewa jasa konsultan TI untuk dikontrak permanen? Sering ada anggapan, mendatangkan jasa konsultan hanya membuang-buang ongkos. Perlu diingat, secara individu ataupun tim, tidaklah ada yang patut merasa ahli dalam segala hal. Nah, para ahli dalam bidangnya, baik itu tenaga outsource maupun konsultan, harus mampu membimbing perusahaan (secara teknis atau bukan) dalam menghadapi tantangan yang terus berkembang.  

Dalam lingkungan UKM, seseorang dengan kepribadian kuat tidak jarang memenangkan argumennya untuk membeli suatu teknologi. Hal ini tidak tepat, karena bagaimanapun diperlukan seseorang yang mengetahui prosesnya secara objektif.

.color: #000000 }
URL : http://swa.co.id/swamajalah/tren/details.php?cid=1&id=647

Print | Tutup Window

3 thoughts on “TI dan Produktivitas UKM

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s