Rasionalisasi Belanja TI untuk Perusahaan


Dalam dunia bisnis, rasionalisasi pengeluaran dan penghasilan menjadi doktrin yang baku.Usaha akan dianggap rasional jika ongkos yang dikeluarkan akan menghasilkan laba. Jika yang terjadi sebaliknya, cepat atau lambat kerugian akan menjadi ancaman yang nyata. Belanja infrastruktur teknologi informasi (TI) saat ini sudah menjadi kebutuhan utama perusahaan.

Para pelaku bisnis sangat sadar pentingnya membangun infrastruktur TI yang kokoh untuk menopang kinerja perusahaannya. Semua yakin perusahaan yang dikelola akan maju dan mendapatkan masa depan yang lebih menjanjikan ketika infrastruktur TI dijalankan tepat guna. Namun, bersamaan dengan rasa optimis yang demikian itu, tekanan finansial sering menjadi masalah utama. Terutama bagi usaha menengah, mahalnya biaya sudah dirasakan semenjak tuntutan kebutuhan komputer, baik perangkat lunak maupun perangkat kerasnya

Mungkin untuk soal ini pengelola perusahaan sudah semakin mudah mengatasinya. Banyak teknisi TI yang mudah dimintai jasa perbaikan. Para karyawan sudah mulai mandiri menyelesaikan problem ringan Komputer. Harga-harga komputer sudah semakin murah dan aplikatif. Masalah yang akut adalah menyangkut aplikasi jaringan dan Internet baik melalui kabel maupun secara nirkabel. Beberapa faktor yang masih menjadi kendala antara lain menyangkut masalah ketersediaan (availability), jangkauan (coverage), kelayakan (feasibility), dan ongkos (cost).

Sampai saat ini, akses Internet via dial-up belum bisa diandalkan. Tarif sangat mahal untuk usaha kecil. Itupun masih ditambah leletnya kecepatan (pada lokasi tertentu) yang hanya mencapai rata-rata 8-12 kilo byte. Bahkan terkadang hanya mencapai 22 kilo byte meski di tempat lain bisa mencapai 36-54 kb. Soal mahal-murahnya tarif akses Internet memang relatif. Bagi perusahaan besar bisa jadi akses Internet sudah dianggap murah. Namun, secara umum tarif akses Internet bagi perusahaan kecil menengah masih sering menjadi beban.

Sampai saat ini kebutuhan akses Internet murah yang unlimited belum bisa dinikmati perusahaan kecil menengah. Ketersediaan jasa akses juga masih terbatas pada area-area bisnis tertentu. Usaha kecil-menengah yang kebanyakan berada agak jauh dari pusat kota belum tentu mendapat jatah fasilitas Internet unlimited. Akhir-akhir ini banyak perusahaan kecil yang mencoba memakai jasa akses Internet yang konon berkecepatan tinggi. Sayangnya layanan ini masih banyak dikeluhkan pelanggan karena buruknya perhitungan harga. Dari sisi pelayanan pun pelanggan banyak mengeluh melalui surat pembaca di media-media nasional. Kebanyakan mereka mengeluh karena dalam satu bulan saja terjadi drop (RTO) minimal 2 kali selama 2-4 hari berturut-turut, bahkan pernah hampir 1 bulan.

Persoalan ini kemudian menjadi masalah yang akut. Bagi perusahaan yang sudah mencoba menekan biaya infrastruktur TI masih harus mencoba menekan amarah karena layanan buruk koneksi Internet.Kita sadar, jenis usaha dalam bidang pengembangan aplikasi TI tidak pernah luput dari cara kerja mengejar tenggat. Atas dasar inilah, maka muncul pertanyaan bagaimana teknologi yang dibeli dengan biaya tertentu mampu mempermudah pekerjaan secara lebih cepat dan lebih baik.

Melihat peta di atas, sebagian orang mencoba merasionalisasi ulang penyediaan akses Internet. Sebagai contoh, mereka mencoba melakukan migrasi akses ke layanan Internet lain melalui jaringan kabel TV. Rasionalisasi yang dilakukan adalah pada biaya pengeluaran dengan mengukur nilai bisnis yang sudah dan sedang dilakukan, serta prediksi ke depannya. Dari sisi ekonomis tindakan ini sudah biasa dilakukan, misalnya memulai dari rasionalisasi hitungan sistem jaringan. Misalnya, jika suatu perusahaan berlangganan ke Penyedia Jaringan (Kabel TV) dan juga berlangganan ke Penyedia Layanan Internet (PT Indosat) sudah tentu membutuhkan dana lebih besar untuk biaya aktivasi dan langganan daripada layanan Internet Telkom Speedy.

Dari sini pendekatan yang diambil adalah menerapkan metode pendanaan proyek yang dijalankan atas dasar kesepakatan dan kepercayaan. Untuk sementara, metode ini ternyata dapat meningkatkan peluang pencapaian hasil investasi sesuai yang diharapkan. Dengan kata lain, cara yang demikian itu sudah mempertimbangkan rasionalitas untung-rugi, baik dalam jangka panjang maupun jangka pendek. Namun itu belum cukup. Rasionalisasi menjalankan usaha berintregrasi dengan TI juga harus menetapkan visi kolektif para pekerja dalam mewujudkan efisiensi, produktivitas, dan pendapatan bagi usaha. Kesamaan visi sangat penting, sebab visi akan banyak mendukung akuisisi teknologi jaringan guna meningkatkan fungsionalitas dan angka pendapatan.

Pada tahapan investasi teknologi jaringan tersebut, fase yang dijalankan tidak cukup sampai di situ. Harus ada pertimbangan atas kelayakan (feasibility) perangkat yang dibeli. Jangan sampai setelah membeli produk akses jaringan Internet dengan harga mahal, produk tersebut tidak bisa beradaptasi dengan jaringan lain. Di sini kita harus selektif memilih produk. Sebab infrastruktur teknologi membutuhkan dua atau bahkan tiga komponen untuk bisa diterapkan. Jika produk yang sudah dibeli tidak mampu beradaptasi pada jaringan lain yang lebih baru dan lebih nyaman tentu kerugian akan menimpa perusahaan. Investasi teknologi jaringan akan lebih efektif apabila dipandang sebagai bagian dari portfolio aset ketimbang sekadar proyek terpisah.

Hal ini dilakukan agar investasi TI sejalan dengan neraca bisnis. Pengeluaran modal perlu diseimbangkan melalui optimalisasi investasi infrastruktur yang sudah ada agar nilai didalamnya bergerak secara maksimal.Pengelolaan investasi juga membutuhkan kemampuan teknis operasional, khususnya dalam mengatur keuntungan potensial dari hasil adopsi TI. Berikut adalah beberapa factor yang perlu dijadikan dasar pertimbangan oleh pelaku usaha agar terlatih dalam mengevaluasi dan menjadikan investasi teknologi pilihan secara aman: 

  • Tren atau perubahan apa yang ingin dicapai dari usaha yang dijalankan? Apakah pelaku usaha ingin memelopori atau cukup mengikuti tren TI?
  • Pada jaringan berbasis apa proses bisnis pelaku usaha saat ini? Sektor mana yang sedang diprogram atau masih dalam pertimbangan?
  • Strategi, operasional, atau kemajuan proses apa yang diantisipasi? Termasuk dampak bagi pendapatan, pengeluaran operasional, perolehan, dan sebagainya.
  • Apa sasaran dari investasi baru yang sedang dijalankan?
  • Apakah investasi yang dilakukan mewakili langkah inovatif sebagai upaya menggaet dan mempertahankan pelanggan?
  • Apa ukuran suatu keberhasilan, dan bagaimana mengevaluasinya? Misalnya, dalam hal memperluas jangkauan pasar, memanfaatkan sumber daya secara lebih baik, menghemat waktu, pencapaian hasil yang lebih sesuai jadwal, dan tingkat akurasi layanan yang lebih besar.

Seorang pelaku usaha harus memiliki kredibilitas dalam merasionalisasi investasi teknologi. Sebab sebuah investasi akan mengikat nilai bisnis dan menjadi faktor penentu keberlangsungan usaha. Setelah melakukan rasionalisasi belanja TI dan adopsi sistem, langkah kemudian adalah memonitor secara teratur keuntungan dan tingkat pengembalian investasi (ROI) agar tersusun catatan untuk kebutuhan proposal di masa mendatang.

Teknologi jaringan, bahkan pada skala usaha kecil atau rumahan dengan bentuk bisnis apapun dapat memberi dampak positif. Jika pelaku usaha mampu memperkirakan rencana dan langkah dalam mengusahakan investasi, harapan meraih pengembalian modal, bahkan keuntungan bisa didapatkan.***

Oleh Siti Nur Aryani

Dipublikasikan di Majalah SWA (Lihat edisi cetak)

 

One thought on “Rasionalisasi Belanja TI untuk Perusahaan

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s