Peran Tim TI di Perusahaan


Bagi perusahaan berbasis teknologi informasi (TI), tim (departemen/divisi) TI memiliki tanggung jawab penuh atas kelancaran sistem kerja berbasis elektronis yang diterapkan. Sebagai pengendali lalu lintas data dan informasi perusahaan, tim TI juga memikul tanggung jawab penuh bila terjadi hambatan pada proses bisnis yang disebabkan oleh kegagalan system ataupun kesalahan kerja anggota timnya.

 Amanat berat tersebut dibebankan pada tim TI, karena kapabiilitas, profesionalitas dan otoritas keilmuan khusus yang mereka miliki. Saking kuat otoritasnya, tim TI juga dipandang ikut memikul tanggung jawab terhadap penentuan rasionalitas  “untung-rugi” proyek-proyek di perusahaan.  

Kita bisa memetik pelajaran berharga dari raksasa IBM. Perusahaan ini dulu terkenal karena kemampuannya mempertahankan predikat vendor komputer multikelas selama berpuluh-puluh tahun. Belakangan IBM mengalami kemunduran karena banyaknya “anak” perusahaan. Perusahaan menjadi tidak efektif dan gesit dalam memainkan kendali pasar TI dunia. Akibatnya, IBM, seperti kata Francis Fukuyama (1999), tidak mampu lagi menahan predikat sebagai vendor multikelas. Hal ini disebabkan oleh hirarki birokrasi yang kaku. Ini bisa kita lihat secara jelas pada jumlah anak perusahaan IBM yang sangat banyak yang terintegrasi secara vertikal.

 

Sebaliknya, perusahaan-perusahaan yang tumbuh dan berkembang di era informasi, kini tidak lagi menerapkan aturan birokratis
gaya lama. Mereka lebih suka membentuk jaringan lintas batas serta terikat secara horizontal dan informal.

 Karena karakter era informasi yang serba transparan dan sulit dibendung, kebijakan perusahaan mau tidak mau akan memberi wewenang penuh pada tim TI untuk mendukung aktivitas bisnis,-termasuk membuat keputusan sendiri. Kendati begitu, tim yang memperoleh wewenang penuh, tidak lantas bebas pantau. Perusahaan publik seperti bank secara berkala akan mendapat penilaian dan pengawasan dari tim audit khusus. Pola audit  biasanya berbeda dengan yang diterapkan di perusahaan industri atau manufaktur. Kinerja tim TI di perusahaan jenis ini biasanya akan terkontrol dengan sendirinya oleh umpan balik dari bagian lain yang terkait, seperti bagian produksi, pemasaran, keuangan dan lain-lain.

Aplikasi sistem informasi yang digunakan di setiap bagian dan saling terhubung dalam sebuah jaringan akan menjadi batu ujian keberhasilan kerja tim. Karakter tim TI di perusahaan jasa, seperti bank atau perusahaan industri/manufaktur bagaimanapun juga memiliki kesamaan. Meski tim ini memperoleh wewenang penuh untuk mengatur urusannya sendiri, tidak lantas keduanya bebas bertindak sendiri. Adakalanya sebagai strategi bisnis, perusahaan lebih memilih menggunakan metode alih daya atau memanfaatkan penggunaan jasa konsultan untuk mengerjakan bagian kerja tertentu, seperti pengembangan dan pengawasan aplikasi. Hal tersebut biasanya terjadi ketika perusahaan menganggap timnya tidak memiliki staf yang benar-benar ahli atau memadai.

 

Ada lagi hal yang perlu diperhatikan. Jika tim TI di perusahaan yang bergerak di bidang non-TI hanya bertanggung jawab atas penerapan TI secara internal, lain halnya dengan tim TI di perusahaan yang bergerak di bisnis TI. IBM misalnya, memberdayakan tim TI internalnya untuk lebih produktif sehingga menghasilkan revenue lain di luar pemasukan yang berasal dari bisnis utama mereka.

Pada perusahaan penghasil produk perangkat keras seperti ini, manakala mengalami kemerosotan bisnis, misalnya, bisa dengan mudah mengarahkan tim TI internalnya untuk kreatif dan inovatif menciptakan ragam produk perangkat lunak atau pekerjaan lain yang terkait dengan layanan (service). Dengan demikian, perusahaan dapat mengefektifkan sumber daya tim TI sekaligus menciptakan revenue tambahan.

Fleksibilitas tersebut tidak berlaku di perusahaan yang bergerang di bidang non-TI. Dengan kebijakan dan ciri dasar perusahaan, maka sulit bagi perusahaan untuk menjadikan tim TI mereka melakukan pekerjaan di luar alur kepentingan proses bisnis perusahaan.

Kendala tidak berhenti di situ, sumber daya manusia sering menjadi faktor penting yang menghambat kelancaran bisnis. Jangankan untuk menciptakan pekerjaan baru, untuk pekerjaan rutinitas yang sudah dipetakan pun terkadang tidak terselesaikan dengan semestinya. Masalah yang sering dijumpai adalah ketika orang-orang TI dalam tim ini sering beranggapan bahwa klien atau user dianggap sebagai penghambat kerja tim. Karena perspektif orang-orang TI yang salah ini, tak jarang memunculkan problem hubungan kerja yang tidak kondusif.

Maka, meluruskan kembali perspektif dan cara mempresentasikan TI merupakan langkah utama perusahaan yang sedang mengalami masalah di atas. Langkah ini bisa dijabarkan sebagai berikut. Pertama, mengetahui skala prioritas. Tim TI adalah tim yang dalam pekerjaannya tidak pernah lepas dari riset dan pengembangan. Karena itu sebaiknya antara tim riset dan pengembangan serta tim pendukung harus dipisahkan, meski keduanya kadang kala bekerja saling menunjang. Sudah menjadi rahasia umum jika fasilitas dan biaya riset dan pengembangan, khususnya, sangat besar. Maka, tim TI harus mengerti siapa yang berperan membayar fasilitas kerja mereka.

Kedua, memahami makna bisnis. Tim TI harus memahami makna bisnis lebih dari bagaimana mereka memandang dan menempatkan teknologi selama ini. 

 Ketiga, memperbaiki komunikasi. Komunikasi internal adalah pilar dasar yang harus dijadikan acuan kebijakan Tim TI agar program TI yang dijalankan bias buy-in (diterima). Jika tim gagal berkomunikasi dengan bagian lain di perusahaan, pembahasan mengenai system TI perusahaan kerap tidak membuahkan hasil karena tidak tepat sasaran.

Oleh Siti Nur AryaniDipublikasikan majalah SWA NO. 15/XXII/27 JULI—9 AGUSTUS 2006